Menulis Surat Resmi atau Surat Dinas yang Baik dan Benar

 Menulis Surat Resmi atau Surat Dinas yang Baik dan Benar

Halo sobat guruBI,

Kali ini saya akan berbagi pengetahuan mengenai cara menulis surat resmi yang baik dan benar sesuai kaidah penulisan surat.

Surat adalah sarana komunikasi tertulis dengan tujuan menyampaikan maksud atau tujuan tertentu. Hingga saat ini, surat masih digunakan untuk berbagai keperluan baik perseorangan maupun instansi yang sifatnya formal. Ditinjau dari sifatnya, jenis surat dibagi menjadi dua, yaitu surat resmi dan surat pribadi. 

Di era sekarang ini, keberadaan surat pribadi mulai hilang seiring perkembangan teknologi. Orang lebih memilih memanfaatkan handphone melalui pesan singkat yang ada di dalamnya daripada menulis surat untuk memberitahu sesuatu. Hal ini berbeda dengan surat resmi. Surat resmi masih menjadi sarana penting sebagai alat komunikasi di lingkungan formal. 

Menulis Surat Resmi

Surat resmi atau biasa disebut surat dinas adalah surat yang ditulis perseorangan, organisasi, maupun instansi guna kepentingan yang bersifat resmi atau formal. Surat resmi biasa digunakan untuk menulis surat undangan, pemberitahuan, dan keperluan-keperluan instansi atau organisasi lainnya.

Bagian-Bagian Surat Resmi

1. Kepala Surat

Kepala surat atau kop surat adalah bagian paling atas surat yang berisi logo, nama instansi atau organisasi, serta alamat. Kepala surat berfungsi untuk membedakan surat yang bersifat formal dangan surat yang bersifat pribadi. Kepala surat juga berfungsi sebagai ciri atau karakteristik suatu instansi atau organisasi.

Contoh :

2. Tanggal Penulisan Surat

Berisi tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat yang ditulis di pojok kanan atas. Tanggal penulisan surat tidak perlu didahului nama kota karena sudah tercantum di kop surat.

Contoh :

23 Oktober 2020

3. Nomor Surat

Berisi identitas instansi atau organisasi, nomor urut surat, bulan, tahun.

Contoh :

MTs.11/023/X/2020

MTs : identitas instansi

023 : nomor urut surat

X : bulan ditulis angka romawi ( oktober bulan 10 = X )

2020 : tahun

4. Lampiran

Berisi dokumen-dokumen pendukung surat yang ditulis dilembar kertas lain. Dalam surat resmi lampiran bersifat optional ( boleh ada boleh tidak ) tergantung ada tidaknya lembar yang akan dilampirkan. Jika ada, ditulis sesuai jumlah dokumen yang akan dilampirkan. Jika tidak cukup ditulis menggunkan tanda baca strip ( - )

Contoh : 

Lampiran : 1 bendel

Lampiran : -

5. Hal / Perihal

Berisi isi pokok surat misalnya undangan, pemberitahuan, pengumuman, dll.

Contoh : 

Perihal : Undangan

Perihal : Pemberitahuan

Perihal : Pengumuman

6. Alamat Tujuan

Berisi nama orang, instansi, atau organisasi penerima surat dan di akhiri kota tujuan penerima surat berada. Kaidah penulisan alamat tujaun pada surat meliputi.

1. Penulisan yang terhormat disingkat dan diakhiri tanda titik.

    Kepada Yth.

2. Tidak didahului kata Bapak/Ibu jika ditujukan kepada pejabat instansi, lembaga, atau organisasi.

    Kepada Yth. Kepala Madrasah Tsanawiyah Negeri 11 Boyolali

3. Didahului kata Bapak/Ibu jika ditujukan kepada perorangan/pribadi.

    Kepada Yth. Bapak Chambali, S.Ag

4. Penulisan tempat tujuan penerima surat boleh ditulis nama kota atau tempat.

    Kepada Yth. Bapak Chambali, S.Ag

    di Boyolali

   

    Kepada Yth. Bapak Chambali, S.Ag

    di Tempat

7. Salam Pembuka

Berisi sapaan yang lazim digunakan dalam surat resmi dan dibubuhi tanda koma ( , ) setelah kata sapaan.

Salam hormat, 

Dengan hormat,

8. Kalimat pembuka

Berisi kalimat pembuka untuk mengawali isi surat yang akan disampaikan. Kalimat pembuka bervariasi sesuai dengan keperluan surat.

Sehubungan dengan libur akhir semester, kami menghimbau kepada seluruh wali siswa . . . . 

9. Isi Surat

Berisi inti dari surat resmi dan harus sesuai dengan perihal surat.

Mangharap kehadiran Bapak/Ibu wali siswa pada :

hari / tanggal : . . . .  .

Pukul            : . . . . .

Tempat         : . . . . .

Keperluan    : . . . . .

10. Kalimat Penutup

Kalimat penutup surat berisi ucapan terimaksih digunakan untuk mengakiri surat.

Demikian surat ini kami sampaikan, Atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

11. Nama Pengirim

Berisi jabatan pengirim, nama, dan tanda tangan.

12.Tembusan

Tembusan berisi pihak-pihak lain yang berhak mendapatkan surat tersebut selain penerima surat.

Tembusan :
1. Kepala MTsN 11 Boyolali
2. Ketua Komite MtsN 11 Boyolali

Sekian ulasan mengenai cara menulis surat resmi.

Semoga bisa bermanfaat.

  

Share this post